7 tips voor een beter time management

Elke ondernemer weet hoe moeilijk het is om een planning te maken en zich daaraan te houden. Je hebt elke dag 101 dingen te doen, krijgt vragen van werknemers, e-mails van klanten, en ga zo maar door.

Er zijn echter een aantal kleine dingen die je kan toepassen in je dagelijks leven om een goede planning op te stellen en ervoor te zorgen dat je hier niet van moet afwijken. Zo krijg je elke dag meer gedaan, heb je minder stress en bereik je sneller je doelen.

In dit artikel tonen we hoe ook jij meer uit je dag kan halen met onze 7 beste tips voor een beter time management.

Maak een planning volgens prioriteit

Veel ondernemers begrijpen al dat een planning maken belangrijk is. Dat is al een goede stap, maar waar het vaak fout loopt, is dat ze dit eigenlijk bekijken als een ‘to-do lijstje’. Een to-do lijstje kan voor sommigen zelfs tegengesteld werken en daardoor nefast zijn voor je productiviteit.

Dergelijke lijstjes kunnen namelijk heel overweldigend lijken als je ziet hoe veel taken je die dag te doen hebt. Daarnaast helpt een to-do lijstje niet om taken te prioriteren, waardoor je misschien de leukste taken eerst gaat doen.

Daarom is het beter om een planning te maken volgens prioriteit i.p.v. een lijstje. Deze planning voer je dan chronologisch uit doorheen de dag. Je kan ook je taken categoriseren en verschillende kleuren gebruiken om het belang of het type taak aan te duiden.

Reserveer voldoende tijd voor elke taak

Nu je van je to-do lijstje een planning hebt gemaakt, moet je er nog voor zorgen dat je jezelf daaraan houdt. Waar velen de mist in gaan, is dat ze hun agenda vullen met taken en hier een standaard tijd voor reserveren.

Het is echter belangrijk om naast de inhoud van je taken ook de tijd die je denkt eraan te spenderen, meeneemt in je planning. Schat deze tijd realistisch in en neem zelfs wat extra marge, want dit voorkomt dat je gehaast gaat werken en daardoor minder kwalitatief werkt. Geraakt je taak toch niet af, reserveer dan de dag erna een nieuw moment. Probeer zoveel mogelijk te voorkomen dat je gaat schuiven in je planning, want dan heeft plannen geen effect.

Neem ook pauzes op in je planning

Een andere fout die velen maken, is dat ze hun dag propvol zetten en geen rekening houden met pauzes. En we bedoelen niet enkel de middagpauze, maar ook korte pauzes tussendoor om even je benen te strekken of koffie te halen.

Als je namelijk op willekeurige momenten je werktijd onderbreekt om koffie te halen, een praatje te slaan met collega’s of even door Instagram te scrollen, verlies je je hele concentratie. Het duurt namelijk gemiddeld 23 minuten (!) om terug op hetzelfde concentratieniveau te komen na een afleiding.

Als je op regelmatige momenten kleine pauzes voorziet om bijvoorbeeld even een luchtje te scheppen of social media te checken, blijf je meer gemotiveerd om nog even door te werken.

Dit is echter voor iedereen anders. De een werkt graag 50 minuten en neemt dan 10 minuten pauze, de ander werkt liever 25 minuten en neemt dan 5 minuten pauze. Test wat voor jou werkt. Om je te helpen deze tijd in te delen, bestaan er apps zoals Pomodoro Timer of Forest.

Schakel notificaties uit

Hierboven vermeldden we al dat het tot wel 23 minuten kan duren om opnieuw in je concentratie te komen na een afleiding. Daarom is het ook zo belangrijk dat je mogelijke afleidingen zoveel mogelijk uitschakelt.

Op vlak van afleidingen, is de vloek van onze tijd de push notificaties die we op onze mobiel ontvangen. Je hoeft trouwens je telefoon ook niet helemaal uit te schakelen hiervoor. Productiviteitsapps zoals Forest bieden je de mogelijkheid om tijdens je ‘focusmomenten’ sommige apps uit te schakelen voor een bepaalde tijd. Andere apps kan je dan weer op een whitelist plaatsen en die blijven dan wel gewoon werken. Zo kan je bijvoorbeeld dus nog steeds gebeld worden, maar zal je tijdelijk geen notificaties van WhatsApp ontvangen.

Organiseer betere meetings

Vaak zijn meetings te lang en nutteloos. Het is jouw taak als manager om te waken over je eigen tijd én die van je werknemers. Jij moet er dus voor zorgen dat als er een meeting wordt georganiseerd, deze nuttig is voor iedereen die deelneemt.

Jeff Bezos pakt dit schitterend aan. Bezos heeft deze regels voor meetings:

• Voor een meeting begint, leest iedereen individueel en in stilte een memo die is voorbereid door degene die de meeting heeft georganiseerd. Als iedereen akkoord is met het voorstel in de memo, wordt de meeting niet langer gehouden, en wordt het voorstel gewoon uitgevoerd.
• Jeff Bezos verbiedt het gebruik van PowerPoints in zijn meetings.
• De 2 pizza regel: Een meeting bevat te veel mensen als 2 pizza’s niet voldoende is om de hele groep van eten te voorzien.

Zonder jezelf af

Als je weet dat je snel afgeleid kan zijn, zorg dan dat je jezelf kan afzonderen om rustig in stilte te kunnen werken. Je kan bijvoorbeeld flexwerkplekken inrichten waar je af en toe kan werken, bijvoorbeeld voor taken die een hoge mate van concentratie vragen.

Als dat niet lukt, kan het een oplossing zijn om een hoofdtelefoon met noise cancelling aan te schaffen. Deze hoofdtelefoons schakelen geluid van buitenaf bijna helemaal uit, waardoor je veel minder snel gestoord wordt.

Leer ‘nee’ zeggen

Dit is misschien wel de moeder van alle time management tips. Heel veel ondernemers hebben het namelijk heel moeilijk met ‘nee’ zeggen. Ze hebben natuurlijk het beste voor met hun werknemers en willen zorgen voor een goede sfeer en harmonie op de werkvloer, en daarom denken ze dat ze altijd behulpzaam moeten zijn. Toch?

Nee! Ook al heb je de beste bedoelingen, vragen van anderen kunnen een groot deel van je tijd genadeloos opslorpen.

Leer daarom om af en toe ‘nee’ te zeggen. Dit wil niet zeggen dat je anderen compleet moet afwijzen, maar je kan vragen om vragen later in te plannen, zodat je er zelf tijd voor kan vrijmaken. Wees ook open tegen je collega’s en zeg dat je jezelf nu moet concentreren op je andere opdracht.